Ordnung im Postfach

Ordnung im Postfach der große Vergleich zwischen E-Mail Programm und Ticket-System

Chaos im Posteingang muss nicht sein

Das Postfach quillt über, jeden Tag kommen neue E-Mails herein und die alten sind nicht einmal fertig bearbeitet. Du kommst einfach nicht mehr hinterher. Was wollte dieser Kunde nochmal? Ach und das Angebot, das muss auch noch raus, wo war denn diese E-Mail auf die Du antworten wolltest? Hat der Kollege mit dem Kunden schon telefoniert? Auf die Rückmeldung wartest Du auch schon seit Wochen. 

So oder so ähnlich kennt das bestimmt jede*r Gründer*in, Unternehmer*in o.Ä.
Du bist mit diesem Problem nicht allein. In diesem Artikel stellen wir Dir zwei Möglichkeiten vor, diesem Chaos endlich ein Ende zu setzen. 

E-Mail Programm
vs. Ticket-System

Vielleicht nutzt oder kennst Du es bereits, ein E-Mail Programm. Bekannte Software ist zum Beispiel Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird oder auch Apple Mail. Diese ist lokal auf Deinem Endgerät (PC, Smartphone) installiert.

In so einem Programm kannst Du all Deine E-Mail Konten hinterlegen und so gleichzeitig abrufen und bearbeiten. Du musst Dich nicht mehr im Browser in Deine Accounts einzeln einloggen, sondern hast alles übersichtlich.

Die Verwendung empfiehlt sich für jede Privatperson, Einzelunternehmer, Kleinunternehmer und Menschen allgemein die ohne Kollegen, Mitarbeiter oder Teams arbeiten, also nur für sich selbst.

Du kannst in den einzelnen Postfächern Strukturen aufbauen und den Überblick für dich nach deinem Schema behalten. Du bist nicht abhängig von internen Rücksprachen mit Kollegen, Mitarbeitern oder Deinem Team.

 

Ein Ticket-System hingegen eignet sich hervorragend oder gerade dann wenn Du gemeinsam mit anderen Menschen arbeitest. Das heißt zum Beispiel nicht nur Du hast Zugriff auf das Postfach und bearbeitest den Mail-Verkehr sondern auch Dein Team, Deine Mitgründer oder Mitarbeiter. 

Ein Ticket-System macht im Hintergrund aus jeder eingehenden Mail ein so genanntes „Ticket“. Ein Ticket hat eine feste Nummer, mit der somit auch später Verläufe gut nachvollzogen werden können.

Ein Ticket kann dann verschiedene Merkmale erhalten. Zum Beispiel kann das Ticket einem Kollegen zugeordnet werden, dieser erhält dann eine Benachrichtigung, dass er für die Bearbeitung des Tickets gerade verantwortlich ist. Außerdem können interne Kommentare und Notizen hinterlegt werden, als auch Prioritätsstufen. Das alles bekommt der E-Mail Empfänger nicht zu sehen. Im Unternehmen können Informationen einfach und übersichtlich an den konkreten Fall angehangen und weitergegeben werden. 

Alles was diesen Fall, diese Mail bzw. dann das Ticket betrifft, befindet sich übersichtlich an einem Ort und es kann exakt nachvollzogen werden, wer gerade was bearbeitet, oder bearbeitet hatte. Gerade für Vertretungen auch ein enormer Vorteil.

Ticket-Systeme gibt es sowohl von Anbietern in deren Cloud, als auch für den eigenen Server. Der Markt ist breit gefächert, von großen kostenpflichtige Lösungen inklusive Schnittstellen zu weiteren Systemen (z.B. ERP-Systemen) bis hin zu kostenfreien Open-Source-Lösungen ist für jeden etwas passendes dabei. 

E-Mail Programm
Ticket-System
ideal für Einzelverwaltung

einfach und schnell lokal installiert

Apps für mobile Verwendung

leichte Einarbeitung,
wenig Konfigurationsaufwand

alle E-Mail Konten übersichtlich auf einen Blick
Perfekt für die Arbeit im Team
/gemeinsame Postfachverwaltung

Übersichtlich interne Kommentare 
zu einer Mail / Fall hinterlegen

Bearbeiter / Zuständigkeiten zuweisen

SLAs leichter einhaltbar
dank verschiedener Stati

Schnittstellen zu anderen Systemen welche
z.B. Falldaten mit übertragen

Erstelle Deine eigene Struktur (E-Mail Programm)

Die Installation und Einrichtung einer Software löst noch lange nicht das Problem - auf die richtige Verwendung kommt es an.

Wir haben einen Leitfaden für Dich erstellt, indem Du lernst wie Du ganz einfach Deine eigene Routine erschaffst und dem Chaos im Posteingang endgültig den Kampf ansagst.

Der Leitfaden eignet sich für jedes Programm und kann flexibel angepasst werden. Alles was Du brauchst ist ein bisschen Motivation etwas zu ändern :D


So lädst Du Dir den kostenfreien Leitfaden herunter:

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Ich brauche aber ein Ticket-System!

Wir unterstützen Dich gerne und beantworten alle Deine Fragen. Passend zu Deinen Anforderungen suchen wir das optimale Ticket-System für Dich, installieren und konfigurieren es UND damit Du es auch gleich gut nutzen und verwenden kannst, erhältst Du in persönlicher Betreuung alles erklärt und gezeigt. 

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